Как правильно работать с проектами: сделки vs проекты

В нашей практике клиенты часто обращаются с вопросами о том, как правильно организовать работу с проектами. Чаще всего под этим они подразумевают работу с группами и проектами, а не управление проектами через сделки. В данной статье мы разберем ключевые различия между этими подходами и выясним, когда стоит использовать сделки, а когда - проекты.

Основные отличия сделок и проектов
Сделки представляют собой процессную сущность, определяющую работу, состоящую из последовательных стадий. Они используются для контроля процессов, таких как:

• Продажи;
• Реализация услуг;
• Доставка и логистика;
• Разработка проектов.

Проекты, в свою очередь, это сущность, включающая в себя функциональные элементы, такие как:

• Календарь;
• Чат;
• Диск для хранения файлов;
• Лента событий;
• Задачи.

Проекты позволяют группировать задачи и управлять ими в рамках единой системы. Однако они не дают полного контроля над процессом реализации проекта, в отличие от сделок.
Когда использовать сделки, а когда проекты?
Сделки являются ключевым инструментом, если важно контролировать процессную часть работы. Например, если речь идет о строительстве нового объекта или открытии кофейни, сделка включает в себя стадии:

1. Подготовка документов;
2. Разработка дизайна;
3. Закупка материалов;
4. Проведение ремонтных работ;
5. Открытие объекта.

Проекты же удобны для управления задачами внутри сделки. В проектах есть Kanban-доска, где задачи можно сортировать по стадиям:

• Новые задачи;
• Срочные;
• В процессе выполнения;
• На проверке;
• Завершенные.

Также можно распределять задачи по отделам, например, выделять задачи для маркетологов, дизайнеров, логистов и других специалистов.
Автоматизация процессов с помощью сделок
На профессиональном тарифе и выше доступны бизнес-процессы, которые позволяют:

• Автоматически переводить задачи между стадиями;
• Устанавливать зависимости между задачами;
• Привязывать задачи к проекту;
• Создавать аналитические отчеты и контролировать сроки выполнения работ.

В базовых и стандартных тарифах автоматизация ограничена, и задачи приходится вручную связывать с проектами и следить за сроками выполнения.
Пример работы с проектами через сделки

1. Создаем сделку и указываем ее как проект (например, "Проект Ромашка").
2. Добавляем в сделку необходимые поля: договор, даты начала и окончания, исполнителей.
3. Запускается бизнес-процесс, создающий проект и связывающий его с задачами.
4. В проект автоматически подтягиваются задачи и распределяются по исполнителям.
5. По мере выполнения задач процесс автоматически переводит их на новые стадии.

Такой подход позволяет структурировать работу и минимизировать ручные действия.
Использование сделок обеспечивает контроль над процессом и возможность автоматизации, тогда как проекты помогают организовать задачи внутри сделки. Оптимальный вариант – сочетание обоих инструментов: сделки используются для управления процессом, а проекты – для группировки задач.

• Если у вас остались вопросы или вы хотите увидеть демонстрацию работы с проектами и сделками, свяжитесь с нами! Мы поможем настроить систему под ваши потребности и предложим бонусы при продлении лицензии через нашу компанию.