Кейсы Битрикс24 для детских клубов и досуга

«КРЕПЫШ»: продажи абонементов, контроль оплат и напоминания о продлении в одной CRM
Сфера деятельности: оздоровительные занятия для детей
Город: Верхняя Пышма

Раньше компания вела клиентов в Google Таблицах. Мы организовали в Битрикс24 обработку обращений и сопровождение действующих абонементов, подключили онлайн-оплату и настроили задачи сотрудникам.

Задачи клиента

• Перенести работу с клиентами из таблиц в CRM.
• Организовать продажи и контроль ежемесячных оплат.
• Ставить задачи ответственным сотрудникам.
• Дать клиентам возможность оплачивать занятия онлайн.

Результаты внедрения
1. Обращения из подключённых каналов поступают в CRM
Подключили Instagram, WhatsApp и телефонию.
Что это даёт: сотрудникам не нужно вручную переносить каждое обращение в таблицу. Заявки доступны в общей системе, что упрощает обработку и снижает риск оставить запрос без внимания.

2. Продажи и действующие абонементы контролируются отдельно
Настроили воронки для отдела продаж и сопровождения активных абонементов.
Что это даёт: работа с клиентом продолжается после покупки. Сотрудникам проще различать новые обращения и действующие абонементы, а руководителю — контролировать оба процесса.

3. Система напоминает о завершении абонемента
Организовали контроль абонементов с напоминаниями об окончании и автоматическими задачами ответственным сотрудникам.
Что это даёт: сотрудникам не нужно вручную проверять все сроки в таблице. Напоминания помогают вовремя связаться с клиентом и обсудить продление занятий.

4. Ссылку на оплату можно отправить из Битрикс24
Подключили Робокассу для отправки платёжных ссылок и контроля поступления оплаты.
Что это даёт: клиент может оплатить занятия онлайн, а сотрудник — проверить поступление платежа в рамках работы в CRM. Оплата и сопровождение абонемента объединены в одном процессе.

5. Команду обучили работе в системе
Провели обучение по обработке заявок, ведению абонементов и работе с оплатами.
Что это даёт: сотрудники получили единый порядок действий и инструменты для ведения клиентов без отдельных рабочих таблиц.

Итог
«КРЕПЫШ» получил связанный процесс: обращение → продажа абонемента → онлайн-оплата → контроль срока действия → работа по продлению. Задачи и напоминания помогают вовремя возвращаться к клиентам, а интеграция с Робокассой упрощает приём и контроль платежей.

Спортивный клуб КАНКУ: от первого занятия до продления абонемента — с автоматическими напоминаниями и отчётами
Сфера деятельности: детский спортивный клуб единоборств
Город: Саранск
Сообщество: vk.com/kanku_rm

Раньше клуб вёл клиентов и отчёты в Excel. Для общения приходилось переключаться между несколькими каналами, а следующие действия сотрудники фиксировали в блокнотах и напоминаниях телефона.
Мы объединили обращения в Битрикс24 и настроили отдельные процессы для новых клиентов, действующих абонементов и дополнительных продаж.

Задачи клиента

• Собирать заявки и коммуникации в одном месте.
• Сократить ручной ввод данных о клиентах.
• Помогать сотрудникам вовремя возвращаться к обращениям.
• Упростить сопровождение абонементов и подготовку отчётности.

Результаты внедрения
1. Обращения из телефонии, WhatsApp и ВКонтакте собраны в CRM
Подключили основные каналы общения с клиентами.
Что это даёт: сотрудникам не нужно постоянно открывать несколько окон и вручную переносить сведения в Excel. Обращения доступны в общей системе, что снижает риск пропустить запрос и помогает сохранять контекст общения.

2. Новые клиенты, действующие абонементы и дополнительные покупки учитываются отдельно
Настроили три воронки: продажи, абонементы и дополнительные продажи.
Что это даёт: команда различает работу по привлечению клиента, сопровождению текущего абонемента и продаже дополнительных услуг или товаров. Руководителю проще оценивать результаты каждого направления.

3. CRM отслеживает окончание абонемента и создаёт сделку для нового
Настроили автоматический переход сделки на соответствующую стадию при завершении срока абонемента. Для нового абонемента робот копирует сделку.
Что это даёт: сотрудникам не нужно вручную проверять все сроки и заново создавать каждую сделку. Система помогает вовремя замечать абонементы, по которым требуется работа с клиентом.

4. Напоминание о первом занятии отправляется с учётом группы
Настроили разные сообщения в WhatsApp в зависимости от группы: напоминание перед первым занятием и запрос обратной связи после посещения.
Что это даёт: сотрудники не тратят время на ручную отправку каждого типового сообщения. Клиент получает информацию о предстоящем занятии, а клуб — возможность узнать впечатления после него.

5. Следующие действия фиксируются в задачах
Настроили автоматические задачи сотрудникам на этапах работы.
Что это даёт: поручения не остаются только в личных записях. Сотрудник видит, что нужно сделать, а руководитель может контролировать выполнение и разбирать задержки.

6. Отчёты формируются без ручного подсчёта по клиентской таблице
Настроили отчёты по необходимым клубу показателям на основе данных CRM.
Что это даёт: руководителю не нужно каждый раз выбирать и пересчитывать данные из общей таблицы. Результаты по настроенным направлениям доступны для регулярного контроля.

7. Два вида документов формируются автоматически
Настроили генерацию документов из CRM.
Что это даёт: сокращается ручное заполнение и повторный перенос данных. Сотрудники могут быстрее подготовить документы при работе с клиентом.

8. Команду обучили работе в системе
Настроили структуру клуба, права доступа и провели обучение.
Что это даёт: сотрудники получили общий порядок обработки обращений, ведения абонементов и выполнения задач.

Итог
КАНКУ получил единый процесс: обращение → первое занятие → обратная связь → абонемент → работа по продлению. Напоминания, создание повторных сделок и отчёты сокращают ручную работу, а задачи помогают сотрудникам вовремя уделять внимание клиентам.

«Наши Дети»: календарь праздников, повторные продажи и маржинальность — в одной CRM
Сфера деятельности: аренда детской игровой комнаты, организация праздников с шоу-программами и аниматорами
Город: Ишим

Раньше компания вела клиентов в Excel и общалась с ними через несколько каналов. Информация заполнялась не всегда корректно, напоминания занимали много времени, а после озвученного предложения сотрудники могли забыть перезвонить.
Мы перенесли клиентскую базу в Битрикс24, организовали запись на мероприятия, контроль занятости комнаты и задачи для продолжения общения и повторных продаж.

Задачи клиента

• Объединить заявки, записи и коммуникации в одной системе.
• Помогать менеджерам вовремя возвращаться к клиентам после предложения.
• Сократить ручную отправку напоминаний.
• Организовать работу по повторным мероприятиям.
• Получать данные о продажах и маржинальности.

Результаты внедрения
1. Обращения из пяти подключённых каналов собраны в CRM
Подключили Telegram, ВКонтакте, Viber, Авито и телефонию. Импортировали текущую клиентскую базу.
Что это даёт: сотрудникам проще находить обращения и продолжать общение в одном рабочем пространстве. Не нужно вручную собирать сведения о клиенте из таблиц и разных переписок.

2. Занятость игровой комнаты видна в календаре
Настроили воронку для заявок и записей, а также рабочую группу с автоматическими задачами для ведения календаря заполняемости.
Что это даёт: менеджеру проще проверять занятые даты и время при обсуждении нового праздника. Руководитель получает возможность оценивать загрузку комнаты и планировать работу.

3. После предложения клиенту работа продолжается через задачи
Настроили автоматические задачи на этапах продажи.
Что это даёт: менеджеру не нужно полагаться только на память, чтобы перезвонить и уточнить решение. Следующее действие фиксируется в системе, снижая риск оставить заинтересованного клиента без внимания.

4. Напоминания и запросы отзывов отправляются автоматически
Настроили сообщения клиентам в рамках процесса сопровождения мероприятия.
Что это даёт: сотрудники тратят меньше времени на повторяющиеся уведомления. Сбор обратной связи становится частью работы с заказом.

5. CRM напоминает предложить повторное мероприятие
Настроили задачу для повторной продажи.
Что это даёт: работа с клиентом не заканчивается после проведённого праздника. Менеджер получает повод вернуться к общению и предложить следующее мероприятие.

6. Продажи и маржинальность рассчитываются без ручного сведения таблиц
Настроили автоматический расчёт маржинальности и отчётность по продажам. Дополнительно собираются количество покупок, их общая сумма и средний чек по клиенту.
Что это даёт: руководитель может оценивать финансовые результаты мероприятий, а менеджер — видеть историю сотрудничества. Не требуется каждый раз вручную подсчитывать показатели по отдельным заказам.

7. Команду обучили и подготовили план дальнейшей автоматизации
Провели обучение, составили дорожную карту развития системы и продолжаем сопровождение.
Что это даёт: сотрудники получают помощь по текущим процессам, а дальнейшие изменения можно внедрять последовательно по согласованному плану.

Итог
«Наши Дети» получили систему для записи на праздники, контроля занятости комнаты и работы с повторными обращениями. Задачи помогают не забывать о клиентах после предложения, сообщения сокращают ручную работу, а отчёты показывают продажи и маржинальность.