Многие пользователи Битрикс24 работают только со сделками, лидами, контактами и компаниями. Однако в системе есть еще один мощный инструмент, который позволяет автоматизировать практически любые внутренние процессы компании — смарт-процессы.

Разберемся, что такое смарт-процессы в Битрикс24, для каких задач они подходят и почему многие компании недооценивают их возможности.

Вариантов применения огромное количество.
Чаще всего компании используют их для:

Справочников и реестров
Например:

• список поставщиков;
• реестр оборудования;
• перечень приобретенных товаров;
• внутренние каталоги;
• учет документов.

Согласований
С помощью смарт-процессов удобно организовывать:

• согласование договоров;
• заявки на отпуск;
• внутренние запросы сотрудников;
• закупки;
• финансовые согласования.

Каждый этап проходит через собственную стадию, а система автоматически уведомляет ответственных сотрудников.

Технической поддержки сотрудников
Например, сотруднику требуется:

• ремонт оборудования;
• доступ к системе;
• помощь IT-специалиста.

Он создает заявку, после чего работа по ней ведется через отдельный смарт-процесс.

Параллельные процессы
Один из самых востребованных сценариев — работа с параллельными процессами.

Представим ситуацию:
Компания продала клиенту услугу или товар. Сделка находится в работе, но параллельно необходимо:

• заказать материалы;
• выбрать подрядчика;
• запросить коммерческие предложения;
• согласовать счета;
• организовать оплату.

Если все это вести внутри сделки, CRM быстро превращается в хаос.
Поэтому такие процессы выносятся в отдельные смарт-процессы.

В результате:

• сделка продолжает двигаться по своей воронке;
• закупка живет собственной жизнью;
• ответственные сотрудники получают задачи автоматически;
• руководитель видит статус каждого процесса.

Вариантов применения огромное количество.
Чаще всего компании используют их для:

Справочников и реестров
Например:

• список поставщиков;
• реестр оборудования;
• перечень приобретенных товаров;
• внутренние каталоги;
• учет документов.

Согласований
С помощью смарт-процессов удобно организовывать:

• согласование договоров;
• заявки на отпуск;
• внутренние запросы сотрудников;
• закупки;
• финансовые согласования.

Каждый этап проходит через собственную стадию, а система автоматически уведомляет ответственных сотрудников.

Технической поддержки сотрудников
Например, сотруднику требуется:

• ремонт оборудования;
• доступ к системе;
• помощь IT-специалиста.

Он создает заявку, после чего работа по ней ведется через отдельный смарт-процесс.

Параллельные процессы
Один из самых востребованных сценариев — работа с параллельными процессами.
Представим ситуацию:
Компания продала клиенту услугу или товар. Сделка находится в работе, но параллельно необходимо:

• заказать материалы;
• выбрать подрядчика;
• запросить коммерческие предложения;
• согласовать счета;
• организовать оплату.

Если все это вести внутри сделки, CRM быстро превращается в хаос.
Поэтому такие процессы выносятся в отдельные смарт-процессы.

В результате:

• сделка продолжает двигаться по своей воронке;
• закупка живет собственной жизнью;
• ответственные сотрудники получают задачи автоматически;
• руководитель видит статус каждого процесса.

Это одна из самых распространенных ошибок при внедрении Битрикс24.
Некоторые компании полностью переводят работу с клиентом в смарт-процесс и закрывают сделку сразу после продажи.
Так делать нельзя.
Причина проста.
Когда клиент повторно обращается в компанию:

• звонит;
• пишет;
• оставляет заявку;

Битрикс24 ищет открытую сделку или лид.
Если открытой сделки нет, система может создавать дубли клиентов и дубли обращений.
Поэтому правильная архитектура выглядит так:

• сделка остается открытой на этапе производства или сопровождения;
• смарт-процессы выполняют вспомогательные функции;
• клиент продолжает привязываться к основной сделке.

Смарт-процессы доступны на тарифе «Профессиональный» и выше.
Для создания необходимо:

1. Перейти в CRM.
2. Открыть раздел «Смарт-процессы».
3. Создать новый процесс.
4. Настроить необходимые поля.
5. Добавить стадии.
6. Настроить автоматизацию.

При создании можно указать:

• наличие воронок;
• использование роботов;
• бизнес-процессы;
• привязку к товарам;
• документы;
• связи с CRM;
• собственные поля.

Одно из главных преимуществ — возможность связывать процессы между собой.
Например:

• одна сделка;
• несколько закупок;
• несколько подрядчиков;
• несколько документов.

Все они могут быть привязаны к одной карточке клиента.
Благодаря этому менеджер может открыть карточку компании и увидеть всю связанную информацию в одном месте.

Это наиболее гибкий и рекомендуемый вариант для компаний с большим количеством клиентов.
В данном случае используется приложение или бизнес-процесс, который через REST API проверяет наличие открытых сделок по компании.
Логика выглядит следующим образом:

1. Сделка успешно завершена.
2. Система ожидает заданный период времени.
3. Выполняется проверка активных сделок.
4. Если активная сделка найдена — процесс завершается.
5. Если активных сделок нет — создается новая сделка на повторную продажу.

В результате менеджер сразу видит:

• что покупал клиент;
• когда покупал;
• какие товары использовал;
• какие услуги ему уже оказывались.

На практике через смарт-процессы часто организуют:

• закупки;
• подрядчиков;
• оборудование;
• расходы;
• акты;
• документы;
• согласования;
• бонусные программы;
• производственные этапы;
• обращения сотрудников;
• учет материалов;
• контроль строительства;
• табели;
• внутренние задачи.

Например, в одном из проектов по строительству домов через смарт-процессы были реализованы отдельные этапы:

• фундамент;
• стены;
• кровля;
• инженерные сети;
• отделка.

Каждый этап имел собственную воронку, автоматизацию и ответственных сотрудников.
Это позволило контролировать строительство значительно детальнее, чем через обычные сделки.

Еще одно преимущество — возможность строить собственные отчеты.
Все данные из смарт-процессов можно использовать в:

• BI-конструкторе Битрикс24;
• аналитических отчетах;
• пользовательских дашбордах.

Смарт-процессы — один из самых гибких инструментов Битрикс24.
Они позволяют автоматизировать практически любые внутренние процессы компании, не перегружая сделки лишней информацией.
Используйте смарт-процессы для:

• учета данных;
• согласований;
• закупок;
• производственных задач;
• внутренних заявок;
• аналитики и контроля.

Главное правило: смарт-процесс должен дополнять работу со сделкой, а не заменять ее. Именно такой подход позволяет избежать дублей, сохранить историю взаимодействия с клиентом и выстроить действительно удобную CRM-систему.